Система керування документами
1. Призначення
2. Зручність та переваги
3. Технічні можливості

СИСТЕМА КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ
Ведення діловодства на підприємстві – завдання не з легких, проте сучасні системи керування документами та бізнес-процесами дозволяють зробити роботу і керування документообігом простим, зручним та ефективним.
Система керування документами і бізнес-процесами WorksOrganizer, за рахунок реалізованих у ній технологій, дає можливість автоматизувати не тільки стандартні завдання діловодства на підприємстві (електронний архів документів, керування нормативними документами, контроль виконавчої дисципліни), але й специфічні для конкретного підприємства завдання керування та організації діловодства.
Крім того, електронний архів документів є невід'ємною частиною СКЕД. Для створення та організації електронного архіву система керування документами та бізнес-процесами повинна:
-    здійснювати підтримку структури класифікації архівних документів, прийняту на підприємстві, а також систему відстеження «життя» документа: від створення до занесення в архів чи остаточного видалення;
-    забезпечувати конфіденційність і цілісність архівних документів; контроль доступу до документації відповідно до політики безпеки на підприємстві;
-    забезпечувати високий рівень продуктивності і надійності електронного архіву документів.
СКЕД WorksOrganizer забезпечить вашу організацію сучасною, зручною та надійною системою діловодства.

1)    СКЕД WORKSORGANIZER ПРИЗНАЧЕНА ДЛЯ
-    організації та підтримки електронного документообігу на фірмі, зокрема створення, обробки та впровадження наявних документів в обіг;
-    контролю і аналізу виконуваних та виконаних робіт (зокрема збереження та керування відомостями про поточне виконання кожним працівником власних та делегованих йому завдань), а також майбутнього їх планування;
-    забезпечення ефективної взаємодії між структурними підрозділами фірми та усіма її працівниками;
-    ведення обліку працівників, їхніх особистих та професійних даних, а також інших додаткових відомостей (оцінка працівника, його статус тощо);

2)    ЗРУЧНІСТЬ ТА ПЕРЕВАГИ ДЛЯ КОРИСТУВАЧІВ
Для керівника
-    уніфіковані механізми накопичення та зберігання всієї інформації про процеси та додатки;
-    потрібна інформація надійно зберігається та ніколи не губиться;
-    єдині засоби контролю виконання завдань, інтегровані із засобами календарного планування. Не треба стежити за своєчасністю виконання завдання, система сама надасть всю необхідну інформацію;
-    централізовані механізми пошуку інформації незалежно від програми, процесу, типу документів;
-    можливість накопичувати інформацію про проходження процесів і використовувати її для реінжинірингу. Знаючи минуле - можна керувати майбутнім.

Для виконавця
-    загальні засоби доступу та навігації для всіх додатків;
-    підтримка Інтернет доступу. Користувач може працювати з будь-якого комп'ютера як в корпоративній мережі, так і в мережі Інтернет;
-    єдина аутентифікація в системі незалежно від використовуваного додатка. Не потрібно вводити паролі при доступі до додатків;
-    єдина черга завдань для всіх процесів та програм. Система самостійно інформує про необхідність виконання тих чи інших дій.

Для IT-менеджера
-    єдина інфраструктура керування додатками. Адміністратори керують структурою та створенням резервних копій єдиної системи, а не безлічі розподілених додатків;
-    засоби автоматичної інсталяції програмного забезпечення на робочі місця користувачів;
-    WEB доступ до всіх функцій системи. Як додатки, так і засоби керування ними доступні в будь-який час та з будь-якого місця;
-    єдина система довідників і класифікаторів. Дані не дублюються в додатках, що здешевлює їх супровід. Єдина система розмежування прав доступу. Не потрібно вести додаткові списки користувачів.


3)    ТЕХНІЧНІ МОЖЛИВОСТІ
-    зменшення часу на організацію електронного архіву документів на фірмі;
-    зручне впровадження нормативних документів та керування існуючими;
-    контроль процесів затвердження та виконання завдань, доручень тощо;
-    легкий доступ до електронного архіву документів;
-    простий та розширений пошук необхідних документів/завдань/тощо за довільними параметрами;
-    відтепер не потрібно перебирати гори документів для пошуку останніх номерів. СКЕД WorksOrganizer дає можливість створювати правила генерування номерів для новостворених документів/завдань/тощо;
-    підтримується база електронних звітів (з широкими спектром можливостей та налаштувань) для всіх типів документів.
-    організація та планування структури фірми (поділ на відділи та підрозділи, за якими можуть бути закріплені керівники та їх заступники);
-    ідентифікація користувачів та розподіл їх прав та повноважень стосовно створених та існуючих документів і завдань.

 

-    ведення обліку працівників, їх особистих (зокрема прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані і тому подібне) і професійних даних (відділ, до якого належить працівник, посада, на якій він працює, робочий, домашній, мобільні телефони, факс, Skype, ISQ та ін.), а також інших додаткових відомостей (наприклад, оцінка працівника, його статус та ін.);
-    організації і планування структури фірми (розподіл на відділи і підрозділи, за якими можуть бути закріплені керівники і їх заступники);
-    ведення електронного документообігу як усередині фірми, так і за її межами (наприклад, через мережу Інтернет), зокрема створення, обробки і впровадження наявних документів в звернення;
-    контролю і аналізу вироблюваних і виконаних робіт (зокрема збереження і управління відомостями про поточне виконання кожним працівником власних і делегованих йому завдань), а також майбутнього їх планування;
-    забезпечення ефективної взаємодії між структурними підрозділами фірми і усіма її працівниками;
-    також в КП передбачена можливість ідентифікації користувачів і розподілу їх прав і повноважень відносно створених і існуючих документів і завдань.
 
У системі WorksOrganizer доступні і інші можливості, зокрема:

-забезпечення ефективної взаємодії між структурними підрозділами фірми і усіма її працівниками;
-широкий спектр фільтрування документів/завдань за різноманітними параметрами;
-створення бібліотеки шаблонів документів, з яких надалі можуть формуватися інші документи. Їх можна розділити за типами, обрати для них відповідні імена, дати внесення останніх змін і тому подібне;
-також передбачена можливість ідентифікації користувачів і розподілу їх прав і повноважень відносно створених і існуючих документів і завдань, що проявляється в розширеному фільтруванні і подальшому їх відображенні;
- можливість ведення своєрідного органайзера в межах фірми (різноманітні нагадування, повідомлення, розпорядження), який має широкий спектр застосування. Така функція є досить корисною особливо в тих випадках, коли -словесна передача інформації до значної кількості працівників, розподіл їх обов'язків є ускладненим. Наприклад, можна створити завдання-вказівку підготувати презентацію до приїзду важливих гостей з боку. При цьому слідує -назначити відповідальних за це осіб (адже треба зібрати необхідні інформаційні і мультимедійні матеріали, купити/орендувати відповідне устаткування, потурбуватися про наявність вільного конференц-залу (кабінету, номеру і тому подібне), забронювати гостям місця в готелі, квитки назад і так далі) і проконтролювати хід виконання завдання. У такому разі система регулярно повідомлятиме "виконавців" і "контролера" про необхідність своєчасної підготовки і - здачі завдання у встановлений термін і вести відповідний облік виконаної роботи.
 

 
Замовлення безкоштовної демонстрації
 
 
Мінімальна конфігурація персонального комп'ютера (ПК), на якому може виконуватися КП,:
-    ОС Windows XP
-    процесор Pentium III 800 Мгц
-    Оперативна пам'ять - 256 Мб
-    DirectX 8-сумісна відеокарта
-   відеокарта 32 Мб
-    150 Мб місця на жорсткому носії.
 
Розробка  НВЦ "АКРОС" 2011р.